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China-Delegationen in Deutschland: Tipps für Gastgeber

Kolumnist Jonas PolfußSteht der Besuch einer chinesischen Delegation ins Haus oder hat sich eine Kommission aus China für ein Audit angemeldet, entstehen bei deutschen Gastgebern oft unnötige Sorgen und Unsicherheiten. Das hängt auch mit den deutschen Chinabildern zusammen, die teilweise sehr veraltet oder ziemlich verdreht sind.

Zwar gibt es Unterschiede in der Arbeitsweise und vor allem auch im Kommunikationsstil zwischen Deutschen und Chinesen. Mit der richtigen Vorbereitung und etwas fachlicher Beratung lassen sich jedoch interkulturelle Schwierigkeiten leicht vermeiden. Grundsätzlich gilt hier wie so oft: Sorgfältige Vorbereitung ist besser als verzweifeltes Nachbessern…

5 Empfehlungen: Vorbereitung auf den Besuch aus China

Wir haben für Sie fünf besonders wichtige Tipps für chinesische Delegationsbesuche in Deutschland zusammengestellt, damit der Besuch für beide Seiten ein Erfolg wird.

1. Planung und Geduld

Diese Auflistung soll Ihnen dabei helfen, sich optimal auf den Besuch aus China vorzubereiten. Machen Sie sich aber auch darauf gefasst, dass nicht alles planbar ist. Dass beispielsweise ein guter Dolmetscher bereitsteht, haben Sie selbst in der Hand. Dass die chinesischen Delegation sich aufgrund von Schwierigkeiten, die nicht näher erklärt werden, um mehrere Wochen verspätet, passiert leider immer wieder. Es ist hier auch nicht zu empfehlen, der chinesischen Seite mit Unmut oder Nachbohren gegenüberzutreten.

Tipp: Seien Sie gut vorbereitet, aber flexibel in Bezug auf die Planung der Gäste.

2. Sprache und Kommunikation

Auch wenn die beteiligten Deutschen und Chinesen des Englischen mehr oder weniger mächtig sind, ist ein Dolmetscher für Deutsch-Chinesisch oft sehr hilfreich, da er auch interkulturelle Nuancen berücksichtigen kann.

Es kommt regelmäßig vor, dass Deutsche ein chinesisches „Ja“ fälschlicherweise als Zustimmung werten, obwohl nur gesagt wird, dass man alles inhaltlich verstanden hat. Umgekehrt fühlen sich Chinesen nicht selten beleidigt, wenn ein Deutscher mit einem schlichten „Nein“ antwortet. In China formuliert man eine Absage lieber mit höflichen Floskeln. Deutsche Direktheit, die auf Fakten basiert, steht hier chinesischer Höflichkeit gegenüber, die sich an Beziehungen orientiert. Ein guter Dolmetscher sollte hier auch als interkultureller Vermittler tätig sein.

Tipp: Lassen Sie sich in Hinblick auf Dolmetschen und interkulturelle Kommunikation von Experten helfen. 

3. Arbeitsweise und Konfliktverhalten

Manche Arbeitsweise, die aus deutscher Sicht chaotisch oder beliebig aussieht, halten Chinesen für die einzig Richtige. Es hilft hier auch nicht, die andere Seite bekehren zu wollen. Wenn sich eine Delegation aus China anmeldet, sollten Sie offen für andere Arbeitsformen sein. Lassen Sie sich nicht verwirren oder verunsichern, wenn Ihnen etwas unlogisch oder sogar sinnlos vorkommt. Vermeiden Sie in jedem Fall offene Konflikte und direkte Konfrontationen. Wenn eine Aussprache wirklich unvermeidbar erscheint, suchen Sie ein Gespräch unter vier Augen und umschreiben Sie die Problematik behutsam.

Tipp: Seien Sie offen für Ihnen fremde Arbeitsvorgänge und bemühen Sie sich um Harmonie.

4. Rituale der Höflichkeit

Chinesen legen großen Wert auf Alltagsrituale im Geschäftsleben. Dazu gehört es zum Beispiel, dass ein möglichst ranghoher Vertreter des Unternehmens die Gäste in einem passenden Rahmen begrüßt. Es sollte möglichst ein Willkommensbankett organisiert werden, an dem die wichtigsten Mitarbeiter der Kooperation teilnehmen. Abgeschlossen wird eine gelungene Zusammenarbeit mit einem Diner zum Abschied, bei dem respektvolle Worte und Dankesbekundungen ausgetauscht sowie repräsentative Abschiedsgeschenke überreicht werden.

Tipp: Sorgen Sie mit Ritualen der Höflichkeit dafür, dass die Gäste sich willkommen und respektiert fühlen.

5. Unterbringung und Rahmenprogramm

In China sind die Unterbringung, Verpflegung und Betreuung in der Regel Aufgabe der Gastgeber, die Kosten werden dort vergleichsweise unkompliziert vom Unternehmen oder von der Organisation erstattet, was in Deutschland oft nicht ganz so einfach ist. Rechnen und kalkulieren Sie damit, dass man von der Ankunft am Flughafen bis zum Abflug auf Ihre fürsorgliche Betreuung hofft. Auch erwarten Gäste aus China, dass Ihnen ein nettes Rahmenprogramm mit Shopping-Möglichkeiten offeriert wird – dies wäre in China auch so üblich.

Tipp: Planen Sie – je nach möglichen Mitteln – eine umfassende Verpflegung und Betreuung ein.

 

Text: Jonas Polfuß.

Jonas Polfuß ist Dozent und Doktorand der Sinologie Münster. Er forscht und unterrichtet unter anderem zu interkultureller Kommunikation und den deutsch-chinesischen Kulturaustausch. Interkulturelles China-Training und deutsch-chinesische Kulturunterschiede hat er in verschiedenen wissenschaftlichen Artikeln untersucht. Herr Polfuß vermittelt als zertifizierter Trainer interkulturelle Kompetenzen zwischen Asien und Europa; Unternehmen und Universitäten unterstützt er bei deutsch-chinesischen Kooperationsprojekten. Nicht zuletzt ist der Sinologe als Fachautor für den China-Blog des interkulturellen China-Portals Inter:Culture:Capital tätig. Das Portal bietet neben dem Blog aktuelle und medienkritische Nachrichten über die chinesische Wirtschaft und die deutsch-chinesischen Beziehungen.

 

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