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SEPA Umstellung – welche Änderungen betreffen Unternehmer?

Bildquelle: stockWERK / fotolia.com

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Ab Februar 2014 wird für Unternehmen das SEPA-Verfahren (Single Euro Payments Area) zur Pflicht. Bis dahin haben Unternehmen Zeit, um notwendige Vorkehrungen und Anpassungen vollständig durchzuführen und diese gründlich zu prüfen. Anders als bei Privatanwendern, müssen Unternehmen den Stichtag zum 1. Februar 2014 einhalten, um Verzögerungen und Auflagen zu vermeiden. Privatanwender haben hingegen noch bis 2016 Zeit, um sich an das neue System langsam zu gewöhnen.

 

 

Rechtliche Änderungen und Dokumente

Unternehmen müssen alle rechtlichen und allgemeinen Dokumente auf SEPA umstellen. Dazu gehören unter anderem die AGBs, mitunter aber auch das Impressum. Zusätzlich müssen in allen Unterlagen die Kontonummer und Bankleitzahl durch IBAN und BIC ersetzt werden, hiervon sind in erster Linie das Briefpapier, automatisierte E-Mails und die Webseite betroffen.

Zusätzlich müssen die erteilten Lastschriften in SEPA-Mandate umgewandelt werden, damit diese ab Februar 2014 weiterhin genutzt werden können. Da IBAN und BIC aus Kontonummer und Bankleitzahl hergeleitet werden können, kann diese Umstellung auch ohne weiteres Zutun von Kunden beziehungsweise Verbrauchern erfolgen. Künftige Formulare, Verträge und Angebote müssen selbstverständlich ebenfalls mit SEPA-Daten angefertigt werden, damit diese ab Februar 2014 gültig sind.

Mitarbeiter schulen und Software anpassen

Selbstverständlich sollten Unternehmen auch die interne und externe Kommunikation auf SEPA anpassen. Im Zuge dessen sollten unbedingt alle Mitarbeiter mit dem Thema SEPA, den Änderungen und Auswirkungen, vertraut gemacht werden, damit diese die neuen Regularien und Begrifflichkeiten später auch anstandslos anwenden können. Besonders betroffen sind hiervon die Buchhaltung, der Kundenservice, die Personalabteilung und natürlich der Vertrieb.

Zusätzlich zum Personal müssen natürlich auch IT-Schnittstellen und Softwares neu angepasst werden. Gängige Buchhaltungssoftwares bieten individuelle Anleitungen und Hinweise, um alle notwendigen Angaben innerhalb der Buchungssoftware auf SEPA umzustellen. IT- und EDV-Schnittstellen müssen eigenständig umgestellt werden. Davon sind sowohl intern genutzte Programme betroffen, aber auch extern offene Dienste, zum Beispiel der Online Shop oder ein Äquivalent, über welches Verkäufe und Zahlungen generiert werden.

Mandate und Gläubiger-ID

Unternehmen müssen nicht nur alle bestehenden Lastschriften in Mandate umwandeln, sondern diese auch dokumentieren und aufbewahren. Die SEPA-Mandate, gegenüber Verbrauchern üblicherweise in Form des „Basis-Mandat“, dienen als Rechtsanspruch und Nachweis für die Lastschrift. Im Zuge der Mandatverteilung und -erstellung müssen Unternehmen zudem eine Gläubiger-ID bei der Bundesbank beantragen (eine konkrete Anleitung findet sich auf bundesbank.de).

Diese Gläubiger-ID bescheinigt dem Unternehmen Gläubiger zu sein und hilft dabei, die Unternehmen eindeutig im SEPA-Zahlungsverkehr zu identifizieren. Werden neue Einzugsermächtigen ausgestellt, können diese nur noch in Form von SEPA-Mandaten erfolgen, weshalb entsprechende Vorlagen angepasst werden sollten. Unternehmen sollten nicht den Fehler begehen anzunehmen, dass alte Einzugsermächtigungen automatisch noch Gültigkeit haben. Diese verlieren mit der Einführung von SEPA ihre Wirksamkeit, können aber durch die SEPA-Mandate eins zu eins ersetzt werden. Dafür muss keine neue Einzugsermächtigung vom Zahler eingeholt werden. Dieser muss lediglich vor dem ersten SEPA-Lastschrifteinzug in Textform über den Wechsel (von Einzugsermächtigung hin zu SEPA-Basislastschrift) informiert werden. Erst dann ist die Abbuchung auch wieder rechtmäßig.

Verzögerungen unbedingt vermeiden

Die SEPA-Umstellung sollte unbedingt zum 1. Februar 2014 vollständig abgewickelt sein. Sofern Unternehmen die wichtigen Schritte zur Umstellung nur teilweise oder gar nicht durchführen, riskieren sie automatisch auch, dass sie ab dem 1. Februar nicht mehr am elektronischen Zahlungsverkehr teilnehmen können. Das kann in fehlerhaften Buchungen und starken Verzögerungen resultieren. Daher sollten alle Änderungen unbedingt fristgerecht durchgeführt werden. Nach erfolgreicher SEPA-Umstellung können Unternehmen künftig Lastschriften auch auf europaweiter Ebene durchführen. Zusätzlich fallen mögliche Transfergebühren, die vor SEPA bestanden, nach Einführung weg. Die Länderkennziffer (BIC) wird im Europaraum ebenfalls ab 2016 vollständig ersetzt. Ausführliche Informationen zum Thema SEPA können Sie auf dieser Infoseite zum Thema finden.

 

Text: Lea Berger.

Lea Berger hat Betriebswirtschaftslehre studiert und arbeitet freiberuflich als Unternehmensberaterin in der Medienbranche.

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